Politique de protection de la vie privée

EVOSYS et vos données

I.Objet

La présente Politique est établie par la société anonyme EVOSYS, société éditrice du site internet www.evosys.com (ci-après le « site web »), dont le siège social est 79 Rue des Francs à 1140 Etterbeek sous le numéro d’entreprise 437.642.521.

EVOSYS (dans le texte, « nous », « notre » ou éventuellement « le/la nôtre ») a créé le site web afin d'informer sur Internet les professionnels de l’immobilier sur ses produits et solutions. Dans le cadre de nos activités nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel concernant nos clients, personnes physiques, ou à toute personne physique en contact avec nous, en ce compris le client potentiel (ci-après « le prospect ».)

L’objectif de cette Politique est d'expliquer comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel.

La protection des données et le respect de votre vie privée sont des valeurs essentielles pour nous et nous nous engageons à traiter et protéger vos données à caractère personnel de façon loyale et transparente dans le respect de la loi.

Nous entendons par « données à caractère personnel » toutes les données à caractère personnel vous concernant, c'est-à-dire toute information qui permet de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

La présente Politique s’inscrit dans notre souhait d’agir en toute transparence, dans le respect de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après dénommée la « loi sur la protection de la vie privée ») et du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données »).

Si vous souhaitez réagir à l'une des pratiques décrites ci-après, n’hésitez pas à nous contacter.

II. Quelles sont les catégories de données à caractère personnel que nous traitons et comment les obtenons nous ?

Catégories Exemples Contexte
Données d’identification personnelles Le nom, l’adresse ,… Le nom, l’adresse ,…
Données d’identification électroniques Numéro de téléphone, email, adresses IP,… Certaines de ces informations sont collectées via les formulaires en ligne que vous trouvez sur notre site web.

A. Données à caractère non personnel


Il peut arriver que nous collections des données à caractère non personnel. Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas de vous identifier directement ou indirectement.

Celles-ci pourront dès lors être utilisées à quelques fins que ce soit, par exemple, pour améliorer notre site web, nos produits, cibler nos publicités ou encore perfectionner les services proposés.

III. Pour quelles finalités collectons-nous vos données ?

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel pour les finalités qui sont décrites ci-dessous.

Nous avons déterminé ces finalités et veillons à ce que seules les données à caractère personnel nécessaires et pertinentes  dans le respect du principe de minimisation des données  fassent l'objet d'un traitement.

D’une manière générale, nous basons le traitement de vos données à caractère personnel sur les bases légales suivantes :

  • Afin de nous conformer à nos obligations légales
  • Afin de prendre les mesures préalables et d’exécuter le contrat qui nous lie lorsque vous achetez un de nos produits ou services
  • Afin de réaliser notre intérêt légitime (dans ce cas nous faisons toujours attention à respecter un équilibre entre notre intérêt et vos droits et libertés)


Dans le cas où nous serions amenés à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus par la présente Politique, nous vous contacterons avant d’utiliser vos données à caractère personnel. Ce contact aura pour objectif de vous informer concernant ce traitement et, le cas échéant, de vous demander votre consentement explicite.



A. Le respect de nos obligations légales


Dans certains cas nous sommes obligés de traiter vos données à caractère personnel dans le cadre d’obligations légales ou lorsque nous collaborons avec les autorités compétentes. Dans ces cas, nous transmettons vos données à caractère personnel pour satisfaire à nos obligations.



B. Dans le cadre de notre relation contractuelle


Dans le cadre de la relation commerciale avec nos partenaires agents immobiliers, nous traitons leurs données à caractère personnel pour assurer une relation commerciale optimale.



Afin d’exécuter notre contrat, nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

  • Assurer une réponse à vos demandes
  • Assurer des actions de communication et de marketing
  • Vous contacter pour procéder à une évaluation de nos services
  • Vous tenir informé(e) des nouveautés et informations dans notre offre de produits et services via notre newsletter.


C. Dans le cadre de nos intérêts légitimes


Dans certains cas, il est de notre intérêt légitime de traiter vos données à caractère personnel.

À cet effet, nous veillons toujours à préserver un juste équilibre entre les nécessités de traiter vos données à caractère personnel et le respect de vos droits et libertés, notamment la protection de votre vie privée.

Vos données à caractère personnel sont ainsi traitées pour :

  • L’identification sur le site web
  • La personnalisation de nos services
  • La prospection commerciale et la gestion des prospects
  • La préservation de la sécurité des biens et des personnes, la lutte contre la fraude ou les tentatives d'intrusion, d'abus ou d'autres infractions
  • L’amélioration de la qualité du service pour les inscrits au site web non liés par un contrat
  • L’amélioration des services existants et de l’expérience des utilisateurs (inscrits ou non) du site
  • La gestion de vos demandes liées à l’application de vos droits
  • La constatation, l’exercice, la défense et la préservation de nos droits


IV. Combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel ?

De manière générale, nous veillons à ne pas conserver vos données à caractère personnel au-delà du temps nécessaire au regard des finalités pour lesquelles celles-ci ont été collectées.

Plus précisément, il convient de distinguer plusieurs situations pour déterminer la durée de rétention de vos données à caractère personnel. Ces différentes hypothèses sont reprises dans le tableau ci-dessous.

Situation Durée de rétention
Vous êtes inscrits sur le site web Nous gardons vos données à caractère personnel pendant toute la durée de votre inscription afin de vous offrir le meilleur service possible.
Vous vous êtes désinscrits du site web Dans ce cas nous conserverons vos données pendant trois ans à compter de votre désinscription. Ensuite, celles-ci seront détruites.

Au terme de l’écoulement de la période de rétention, nous mettons tout en œuvre pour vous assurer que les données personnelles ont bien été rendues indisponibles et inaccessibles.

Vos droits au regard du RGPD

V. Accès, retrait, rectification, effacement, portabilité, limitation et opposition

Vos droits au sens de la réglementation vous permettent de garder la maîtrise de ce que nous faisons de vos données à caractère personnel.

A. Droit d’accès et copie


Ce droit d’accès aux données que nous possédons sur vous s’applique pour toutes les finalités que nous avons reprises ci-dessus.

Ce droit vous permet notamment de nous demander si nous traitons vos données à caractère personnel, à quelles fins, les catégories de données concernées, ainsi que les destinataires de vos données.

Vous pouvez également nous demander une copie de l’ensemble des données à caractère personnel que nous traitons et qui vous concerne.

B. Droit de rectification


Vous possédez également un droit de rectification vous permettant de nous demander, à tout moment, de modifier les informations qui sont inexactes, incomplètes ou obsolètes.

C. Droit à l’oubli


Vous pouvez obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

  • Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement
  • Vous vous opposez au traitement
  • Nous avons traité vos données à caractère personnel de manière illicite
  • Dans le cas où les données que nous possédons sont incomplètes, inexactes ou obsolètes
  • Nous devons effacer vos données à caractère personnel afin de respecter une obligation légale (du droit de l'Union ou du droit de l'État membre) auquel nous sommes soumis.


D. Le droit à la portabilité


Dans le cas où nous traitons vos données à caractère personnel sur base d’un contrat ou de votre consentement, vous pouvez nous demander de vous transférer l’ensemble de vos données à caractère personnel ou encore de les transférer à un autre responsable de traitement.

E. Droit à la limitation du traitement


Dans certains cas, vous pouvez aussi nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

Les situations dans lesquelles vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel sont les suivantes :

  • Si vous contestez l’exactitude d’une donnée à caractère personnel le temps que nous puissions vérifier l’exactitude de cette donnée
  • Si nous traitons vos données à caractère personnel de manière illicite et que vous préférez que nous limitions ce traitement plutôt que l’effacement de vos données à caractère personnel.


Évidemment, dès lors que la limitation du traitement n’est plus d’application, nous vous en informerons

F. Droit d’opposition


Comme nous l’avons expliqué, nous vous demandons votre accord pour vous adresser des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnalisées (par le biais d’actions de marketing direct)

Vous avez le droit, si vous ne souhaitez pas ou plus que nous vous envoyons de telles communications, de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour ces finalités.

VI. Comment exercer vos droits ?

A. Identification


Afin de pouvoir vous aider à faire respecter vos droits, nous devons vérifier que votre demande concerne bien vos données à caractère personnel.

Dans cette optique, nous procéderons à une vérification de votre identité via l’envoi d’un lien unique par email nous permettant de nous assurer de votre identité.


B. Dans quel délai nous vous répondons ?


Nous nous engageons à revenir vers vous le plus vite possible et, au plus tard, dans le mois de votre demande.

Nous pourrions être obligés d’étendre cette période à deux mois dans le cas où votre demande est complexe et que nous sommes confrontés à un excès de demandes. Si un telle situation venait à se produire, nous vous informerons des raisons de ce retard.

Généralités

VII. Transfert à des parties tierces



En fonction de vos choix et des nécessités liées à l’accomplissement de notre contrat, il se peut que nous transférions vos données à caractère personnel à nos sous-traitants, à nos partenaires du groupe IPM ou à nos partenaires commerciaux tiers.

A. Sous-traitant


Nous travaillons avec des fournisseurs de services informatiques qui nous aident à mettre en place notre site internet et plus généralement nos services.

Au même titre que nous, nous leur demandons de veiller au respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur. Nous veillons également à ce que ceux-ci respectent la présente Politique.

B. Au sein du groupe IPM


Si vous nous donnez votre accord pour ce faire, nous transmettrons vos données de contact (adresse email et nom) à d’autres sociétés du groupe IPM. Celles-ci pourront dès lors vous contacter afin que vous puissiez prendre connaissance de leurs offres et des opportunités qu’elles proposent.

C. Transmission pour une obligation légale ou par ordre d’une autorité compétente


Comme déjà expliqué, dans certains cas nous serons amenés à transmettre vos données à caractère personnel pour nous plier à une obligation légale, une décision judiciaire ou une demande de toute autorité compétente.

VIII. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adéquat quant au traitement de vos données à caractère personnel. Ce niveau de sécurité est établi sur base des risques présentés par le traitement et la nature des données à protéger.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel, notamment, contre la perte, le vol, l’usage abusif ou l’altération des informations reçues, la divulgation ou l’utilisation non autorisée de vos données à caractère personnel.

Dans l’éventualité improbable et malheureuse où vos données à caractère personnel que nous contrôlons devaient être compromises en raison d'une violation de la sécurité de l'information nous nous engageons à agir rapidement afin d’identifier la cause de cette violation et à prendre les mesures de remédiation adéquates.

Si nécessaire, conformément à la loi en vigueur, nous vous informerons de cet incident.

IX. Réclamation et plainte

Si vous souhaitez réagir à l'une des pratiques décrites dans la présente Politique, nous vous conseillons de nous contacter directement afin de voir comment nous pouvons vous aider.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données à l’adresse suivante :

Autorité de protection des Données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tél. + 32 2 274 48 00
Fax. + 32 2 274 48 35
commission@privacycommission.be

En outre, vous avez toujours la possibilité de porter plainte devant le Tribunal de premier instance de Bruxelles.

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, nous vous invitons à consulter les informations disponibles sur le site de l’Autorité de protection des données : www.privacycommission.be/de/node/19254

X. Comment nous contacter ?

Pour toute question et/ou réclamation concernant la présente Politique, n’hésitez pas à nous contacter.

privacy@ipmgroup.be
www.evosys.com
Rue des Francs, 79 à 1040 Bruxelles – Belgique

XI. Modification

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment les dispositions de la présente Politique. Nous publierons les modifications directement sur notre site web.

XII. Droit applicable et juridiction compétente

La présente Politique est régie par le droit belge.

Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge et relèvera de la compétence exclusive des tribunaux francophones de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.

La présente version de la Politique entre en vigueur et a été mise à jour en date du 25 mai 2018.




Dernière modification : le 25 mai 2018